AI로 일 잘하는 사람들의 습관 ⑤ | AI로 개인 업무 매뉴얼 만들기

💼 AI로 일 잘하는 사람들의 습관 ⑤

AI로 개인 업무 매뉴얼 만들기

– 내 일을 ‘문서화’하는 사람은 결국 시간을 벌게 된다 –

1. 일 잘하는 사람은 왜 매뉴얼을 만들어 두는가

같은 일을 반복하면서도 매번 새로 시작하는 사람이 있습니다.
반대로, 한 번 정리해두고 매번 개선해가는 사람도 있죠.
두 사람의 차이는 결국 ‘매뉴얼의 유무’ 입니다.

 

AI를 활용하면 내가 직접 문서를 쓰지 않아도,
내가 하는 일을 자동으로 정리하고 업데이트할 수 있습니다.

 

이건 단순한 문서 관리가 아니라,
‘내 일의 방식을 언어로 기록하는 습관’을 만드는 과정입니다.

---

2. AI 매뉴얼의 첫 단계 – 내가 하는 일을 설명하기

AI 매뉴얼을 만들기 위해 가장 먼저 해야 할 일은
내가 하는 일을 구체적으로 설명하는 것입니다.

💬 프롬프트 예시

“내 업무는 고객 문의 응대, 보고서 작성, 일정 관리야.
이걸 하루 단위 프로세스로 정리해줘.”

“내가 하는 일을 단계별로 표로 만들어줘.
각 단계에서 필요한 도구나 주의사항도 추가해줘.”

 

이렇게 입력하면 AI는 당신의 일상 업무를
프로세스 중심의 템플릿으로 정리해줍니다.

 

예를 들어 고객 CS 담당자는 “문의 접수 → 검토 → 답변 → 기록”으로,
디자이너는 “요청 접수 → 시안 제작 → 피드백 반영 → 최종 제출” 구조로 문서화됩니다.

---

3. 매뉴얼 자동화 루틴 만들기

AI 매뉴얼은 단 한 번의 입력으로 완성되지 않습니다.
‘업무 흐름을 설명 → AI가 정리 → 내가 보완 → 다시 요약’
이 과정을 반복할수록 완성도가 높아집니다.

활용 루틴 예시:

(1) 업무 절차 간단히 설명
(2) ChatGPT에 입력 후 매뉴얼 초안 생성
(3) AI가 문단별로 요약 및 항목화
(4) 내가 추가 정보·주의사항 보완
(5) AI에게 “최종 버전으로 통합해줘.” 요청

 

이 루틴을 2~3회 반복하면
‘내 업무 매뉴얼 v1.0’이 완성됩니다.

---

4. 문서 형태별 AI 매뉴얼 활용법

형태	활용 예시	프롬프트 예시
업무 프로세스 문서	단계별 실행 흐름	“내 업무 절차를 순서도 형식으로 만들어줘.”
체크리스트형 문서	점검·검수용	“이 업무를 시작하기 전 확인해야 할 항목을 10가지 써줘.”
FAQ형 문서	팀 내 공유용	“자주 묻는 질문과 답변 형태로 정리해줘.”

AI는 목적에 맞게 자동 포맷을 구성하고,
한 번 만들어둔 문서를 다음 업무에 쉽게 재활용할 수 있습니다.

 

예를 들어 회의 준비 매뉴얼을 만들어 두면,
매번 “회의 전 확인사항”을 새로 떠올릴 필요가 없어집니다.

---

5. AI를 ‘나 대신 기억하는 동료’로 만들기

AI는 단순히 문서를 저장하는 도구가 아닙니다.
매뉴얼이 쌓일수록, AI는 점점 나의 일 패턴을 학습합니다.

💬 프롬프트 예시

• “지난번에 만든 고객 응대 매뉴얼 다시 보여줘.”
• “보고서 작성 매뉴얼 중 문체 관련 부분만 요약해줘.”
• “이전에 정리한 일정 관리 루틴에 오늘 업무 추가해줘.”

 

AI는 당신의 기록을 기반으로
‘잊지 않는 동료’처럼 업무를 보조하게 됩니다.

 

이 덕분에 사람은 생각에 더 많은 시간을 쓰고,
반복 업무는 시스템이 맡게 됩니다.

---

6. 변화에 따라 진화하는 매뉴얼

AI 매뉴얼의 가장 큰 장점은 수정이 빠르다는 점입니다.
업무가 바뀌면 “이 부분을 업데이트해줘.”라고 말하면 끝입니다.

 

AI는 이전 버전과 새 버전을 비교해
무엇이 바뀌었는지, 왜 바뀌었는지까지 자동 요약합니다.

 

특히 팀 단위에서 활용하면
‘공유 매뉴얼’을 중심으로 일의 방식이 표준화됩니다.
즉, 누가 맡아도 같은 품질로 일이 진행되는 지식 자산화가 가능한 것이죠.

---

7. 일을 기록하는 사람은 더 빨리 성장한다

AI 매뉴얼은 단순한 효율 도구가 아닙니다.
그건 ‘일을 배우고, 개선하고, 나누는’ 성장 습관입니다.

“AI는 우리 일을 대신하지는 않습니다.
다만, 같은 일을 더 똑똑하게 반복하도록 돕죠.”

 

일을 기록하는 습관은 결국
‘혼자 일하는 사람’에서 ‘시스템으로 일하는 사람’으로의 전환입니다.

AI와 함께라면 이 과정은 더 쉽고, 더 빠르게 완성됩니다.
이것이 일 잘하는 사람들의 다섯 번째 습관입니다.